Как научиться управлять своим временем и не умереть от скуки

Пунктуальность и организованность никогда не были в числе моих достоинств. С детства помню, как я со всех ног бежала в школу, и каждый раз мне не удавалось прийти вовремя. Привычку опаздывать я пронесла через всю учебу, и когда приступила к работе, также не спешила от нее отказываться. Но, мир — такое место, которое, хотим мы того или нет, стимулирует нас становится лучше, и после очередного нагоняя от начальства, я все же решила избавиться от этого пагубного свойства раз и навсегда, а заодно и научиться грамотно распоряжаться своим временем.

На семинар по тайм-менеджменту я шла как на Голгофу, представляя, как некая строгая фрау в кожаном плаще, говорящая с немецким акцентом, будет муштровать меня и бить указкой, пока я не смогу вписаться в жесткие временные рамки.

К моему облегчению, вместо демонического цербера там была приятная, миловидная женщина, совсем не желающая сломать мне психику. Расслабившись, я стала рассматривать публику. Условно ее можно было поделить на две части: первая —  это мягкие, немного инертные люди, работающие либо при наличии вдохновения, либо, когда уж очень сильно припекло и деваться некуда; вторая — белки в колесе, которые составляют список дел на день из тысячи пунктов, потом не успевают их выполнить, постоянно перерабатывают и немного пугающе поглядывают на тебя дергающимся глазом.

Первое задание, которое всем предстояло выполнить, это составить максимально точный хронометраж прошедшего дня, а также выписать планы на ближайшее будущее. Как трудоголики, так и назовем их нежно «творческие личности», обнаружили у себя в планах огромные пробелы, не говоря уже о том, что вспомнить, как прошел день предыдущий. Оказалось, что от пожирателей времени страдают абсолютно все. Просто у каждого они свои. Говорить о том, что социальные сети и новостные порталы — это грабители времени в особо крупных размерах, нет нужды. Но те же перекуры, разговоры с коллегами, выполнение по дружбе чужих задач — все это также забирает наш ценный ресурс. Тренер предложила вести хронометраж ежедневно на протяжении месяца и измерять количество потраченного впустую времени при помощи таймера. Эта идея оказалась для меня весьма полезной, но я ее усовершенствовала — теперь я засекаю также свои важные задания, и могу без труда определить, сколько занимает выполнение того или иного дела, и в дальнейшем планировать их адекватно.

Далее последовали советы о том, как составлять список задач и в каком порядке их выполнять. О классификации важное-срочное, важное-несрочное, неважное — срочное, неважное-несрочное многие слышали, но не упомянуть о ней было бы преступлением. Итак, чтобы разделив свой список задач на эти категории, старайтесь иметь не больше двух дел в день с пометкой важные и срочные. Они выполняются в первую очередь. Важные, но не срочные задачи необходимо выполнять по возможности оперативно, не доводя их до состояния важных и срочных. Категория неважные-срочные чаще всего связана с просьбами коллег или родных. Здоровые отношения в коллективе и семье — это важно, к тому же в будущем вам самим может понадобиться помощь, поэтому, если есть время и возможность, помогайте своему окружению, но не давайте им садится на голову.

Если вам есть кому делегировать неважные и несрочные дела, сделайте это. В семье эти задания падают на плечи самых младшеньких. В коллективах — на самых неопытных сотрудников.

Для ретивых работников ценным оказался совет по поводу плавающего графика дня. Его смысл в том, что необходимо планировать свое время в соотношении 70/30, оставляя 30 процентов времени свободным для возможности маневрировать. Этот прием подходит и для синдрома запаздывания. Насмешили меня рекомендации нашего тренера по поводу того, как приступать к делам, которые, мягко говоря, неприятны. Даже самые организованные личности пытаются откладывать их на потом. Поговорка на этот счет гласит: «Чтобы съесть ведро лягушек, нужно просто есть каждый день по одной».

Относитесь к сложным задачам с юмором. Быстренько выполнив часть их утром, вы позже сможете себя отблагодарить чем-нибудь более «съедобным».

Но если ваши задачи уж слишком похожи на лягушек, то, возможно, стоит подумать о смене деятельности. Все эти советы в основном связаны с краткосрочным планированием, но успеха достигают люди со стратегическим мышлением. Наиболее широкое распространение получила концепция построения целей согласно пирамиде Франклина. Ее суть в том, что задав себе глобальную цель на десятилетия, мы постепенно разбиваем ее на задачи, подзадачи и т.д. Такой комплексный подход позволяет не погрязать в ежедневных заботах, и каждый день делать шаг в направлении своей мечты. Но,  поскольку цели имеют тенденцию видоизменяться, минимум раз в год их стоит пересматривать и корректировать.

Написать такой план за пять минут не получится, нужна практика и определенные усилия, но результат того стоит. Ведь парусник, бесцельно дрейфующий в море, так и не пристанет ни к одному берегу.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Комментарии